SharePoint 2010: Verwaltete Metadaten – Nutzen für den Anwender

In SharePoint 2010 wurde jetzt eine Taxonomie-Funktion eingebaut. Man kann Begrifflichkeiten an zentraler Stelle verwalten, hierarchisch gliedern und über den neuen Spaltentyp "Verwaltete Metadaten" an Inhalte zuweisen. Die Auswahlfunktion ist sehr benutzerfreundlich umgesetzt. Man kann den Taxonomie-Baum mit seinen Hierarchieebenen ausklappen und den gesuchten Begriff auswählen. Tippt man direkt im Feld einen Buchstaben ein, dann erscheint eine Vorschlagsliste, die Begriffe zeigt, die mit dem eingegebenen Buchstaben beginnen.

Doch von Anfang an: In meinen vorigen Beiträgen habe ich beschrieben, wie man die verwalteten Metadaten anlegt und administriert. Nun zur Anwendersicht am Beispiel einer Dokumentbibliothek.

Dieser füge ich diverse Spalten des neuen Feldtyps “Verwaltete Metadaten” hinzu. Zu den Standardkonfigurationen eine Spalte kommen folgende Einstellungen hinzu. Die Beschreibungen sind wiederum sehr gut (zum Vergrößern klicken):

Hinweis: ist die umrandete Funktion inaktiv, dann muss in der Terminologiespeicherverwaltung das Term Set bei “Submission Policy” auf “Open” gesetzt werden.

Dies hat dann zur Folge, dass schreibberechtigte Benutzer, Werte ergänzen können (siehe Abbildung ganz oben).

Weiter kann ich in den Einstellungen der Dokumentenbibliothek nun unter ”Einstellungen für die Unternehmensmetadaten und -stichwörter” einige interessante Einstellungen vornehmen:

War ich über die nächste Einstellung bei “normalen” Auswahl- oder Nachschlagefelder noch ein wenig enttäuscht, so ist diese Funktion im Zusammenspiel mit verwalteten Metadaten klasse: Navigationseinstellungen für Metadaten

Hinweis: Ist ein Feld als Schlüsselfilter konfiguriert, so ist es nicht mehr in dieser Art und Weise danach zu filtern:

Wie sieht das ganze dann für den Anwender aus? Oben habe ich ja beschrieben wie er beim Hochladen eines Dokuments die verwalteten Metadaten auswählen und ergänzen kann. Weiter hat er in der Schnellstartleisten-Navigation links nun die Möglichkeit, sich metadatenbasierend (hierarchisch) durch seine Daten zu browsen, sich die Dokumente nach der Metadatenhierarchie anzeigen zu lassen bzw. danach zu filtern (Schlüsselfilter sind kombinierbar):

Ist eine Metadatum als Mehrfachauswahl konfiguriert, so findet man es im Taxonomie-Baum unter allen Verknüpften Ausprägungen.

Gelinde gesagt finde ich diese Feature (am besten noch im Zusammenspiel mit dem Inhaltstyp-Veröffentlichungshub) so richtig geil 🙂 !!!

Ressourcen:
Stephan Cawood hat in seinem Blog das Thema aus allen möglichen Richtungen beleuchtet:
Introduction to SharePoint Managed Metadata (ganze Serie lesen!)

SharePoint 2010: Visio Services und Visio Process Repository

Microsoft Visio 2010 setzt den Weg der Verbindung von Diagrammen und den dahinterliegenden Daten konsequent fort. Die neuen Visio Services bieten in Verbindung mit dem Microsoft SharePoint Server 2010 jetzt die Möglichkeit, Prozesse oder technischen Visualisierungen übersichtlich und dynamisch über den Browser mit dem Visio Web Access Webpart und „Visio Web Drawings“ als Dateiformat zugänglich zu machen. Die Diagramme können im Browser direkt aktualisiert werden und erfordern kein lokal installiertes Visio. Die Visio Services werden nur mit der Enterprise Version von SP2010 mitgeliefert.

 
Bildquelle: http://www.sharepoint2010.at/archive/tags/Visio%20Services/default.aspx

Ressourcen:
Vorstellung: SharePoint 2010 Visio Services
Datenvisualisierung mit Visio 2010 und Visio Services in SharePoint 2010
Trying Out Visio Services in SharePoint 2010

Mit dem SharePoint Designer 2007 ist es möglich regelbasierte Workflows zu entwerfen, welche über MOSS 2007 ausgeführt werden können.  Bis zu einem bestimmten Grad ist dies in Ordnung, dennoch fehlte bis dato ein grafischer Workflow Editor. Viele Unternehmen haben deshalb zu visuellen Lösungen wie Nintex gegriffen.

Mit Visio 2010 erstellte Workflows können nun exportiert und in SharePoint 2010 importiert werden! Dazu gibt es in Visio 2010 vorgefertigte Templates:

Visio stellt dafür eigene „Shapes“ zur Verfügung:

Gut ist das ganze in diesem Artikel und Video beschrieben:
Creating workflows for SharePoint 2010 with Office Visio 2010

Als letzten Punkt möchte ich noch kurz auf das neue Seitentemplate “Visio Process Repository” eingehen. Es ermöglicht einfache Speicherung und Verwaltung von Visio-Prozessdiagrammen. Eine Repository Webseite enthält eine Bibliothek für die Dokumentation, eine Aufgabenliste und eine Diskussionsrunde. Die Dokumentbibliothek für Prozessdiagramme dient zum Speichern von Prozessen und ist mit mehreren Vorlagen gefüllt, die zum Erstellen von neuen Prozessdiagrammen verwendet werden können. Vorteile des Repositories sind:

• Einchecken/Auschecken
• Nutzung von Workflows (Genehmigung/Ablehnung)
• automatischen E-Mail-Benachrichtigungen bei Dokumentänderungen
• Überarbeitungsverlaufs für ein bestimmtes Dokument

Sie können somit sicherstellen, dass Sie die neueste Version bearbeiten, und einen Benutzer informieren, wenn Änderungen an der Prozessdiagrammen vorgenommen wurden. Für viele Administratoren kann es sehr arbeitsintensiv sein, sicherzustellen, dass die Diagramme interne Standards einhalten, und alle beteiligten Prozesse zu überwachen.
(Auszüge aus: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc179128.aspx)

Ressourcen:
Using a Visio Process Repository

SharePoint 2010 Workspace

Mit Microsoft SharePoint Workspace 2010 können Sie noch besser zusammenarbeiten (Stichwort: Offline Verfügbarkeit einer Teamseite). Sie haben damit zu jeder Zeit und von nahezu allen Standorten Zugriff auf Ihre SharePoint-Teamwebsites.
Synchronisieren Sie bspw. Dokumentbibliotheken mit SharePoint Workspace, damit Sie jederzeit und überall von Ihrem Computer aus auf Dateien zugreifen, sie anzeigen und bearbeiten können. Diverse Listentypen werden ebenfalls unterstützt.

Ich möchte mich in diesem Artikel auf die Bereitstellung von verschiedenen Links und Ressourcen beschränken, da – zumindest nach meinem ersten Eindruck – sehr vieles selbsterklärend ist:

TechNet – SharePoint Workspace 2010 (Übersicht)
Features und Vorteile von SharePoint Workspace 2010
Synchronizing to SharePoint in SharePoint Workspace 2010
Saving a backup copy of your account

Ganz besonders möchte ich Hans Brender’s Blogbeiträge zu SharePoint Workspace 2010 empfehlen. Dort findet man tolle Artikel zur Technology, Anwendung sowie Tipps und Feature-Beschreibungen.

SharePoint 2010: Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten (Co-Authoring)

Darauf haben wohl viele gewartet: Mit Office 2010 ist es möglich, ein Dokument durch mehrere Benutzer gleichzeitig zu bearbeiten! So kann ein ganzes Team gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, oder ein Benutzer kann von verschiedenen Computern aus gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten. Bevor ich näher darauf eingehe, hier ein kurzes Video, dass die Funktionalität sehr schön vorführt:

 

In diesem Artikel ist übersichtlich beschrieben, welche Office Anwendung was unterstützt. Bitte in diesem Zusammenhang auch diesen Beitrag von mir beachten.

Was sind also die Voraussetzungen:

• erzwungenes Auschecken darf nicht aktiviert sein (SharePoint erzeugt also bei jedem Speichern eine neue Version)
• Office 2010 Clients
• Office 2010 Dokumentenformat (docx, pptx, etc.)
• mindestens SharePoint 2010 Foundation

Öffnet also ein zweiter Benutzer dasselbe Dokument, so werden die gemeinsamen Bearbeiter in der Infoleiste angezeigt:

Office bietet auf der Informationsseite des Dokuments jede Menge Informationen und Funktionen zu dem Dokument an, auch um mit dem anderen Bearbeitern in Kontakt zu treten:

Neben den jeweiligen Absätzen stehen die Namen der aktuellen Bearbeiter. So sieht jeder sofort, wer einen bestimmten Abschnitt gesperrt hat (so genanntes „Locking“). Das Locking und die Bereitstellung der Informationen zu allen Mitarbeitern, die an einem Dokument arbeiten, erfolgen durch den SharePoint Server.

Neue Inhalte werden farblich hervorgehoben. Zudem ist ersichtlich, wer die neuen Inhalte oder Änderungen eingefügt hat.

Verlässt ein Mitarbeiter die Bearbeitung des Dokuments, so wird in der Infoleiste auch wieder darauf hingewiesen:

Die Funktionalität wird selbstverständlich auch via SharePoint Workspace unterstützt. Darüber werde ich in einem weiteren Artikel berichten.

Weitere Ressourcen:
Document Sharing with Office 2010 and SharePoint 2010
How Co-authoring Works

Ergänzung 24.09.2010: Gerade hat ein Kollege das Szenario mit Office 2010 und MOSS 2007 getestet in einer Dokumentenbibliothek mit erzwungenem Auschecken. Dort ist folgendes Verhalten zu beobachten: Ist das Dokumente bereits ausgecheckt und der zweite Benutzer wählt im Dropdown Menü “In Microsoft Office Word bearbeiten” aus (einfaches Klicken öffnet das Dokument wie gewohnt schreibgeschützt), dann erhält er folgenden Dialog:

Ein Bearbeiten ist aber – mit den “Einschränkungen”, die im Dialog beschrieben sind – möglich! Allerdings eben nicht ganz so elegant wie unter Office 2010. Danke an Sven für das Testen!

Office 2010 vs. Office Web Apps

Office Web Apps bieten nicht die gleiche Funktionalität an wie die Desktop Anwendungen! Die Web Apps bieten nur einen Ausschnitt an Funktionen aus den Client Anwendungen an. Einen Unterschied gibt es noch: die Excel Web App bietet sog. Co-Authoring an, das die Excel 2010 Desktop-Variante nicht anbietet! Auf diesem Chart sind die Unterschiede übersichtlich dargestellt:

Bildquelle: http://www.directionsonmicrosoft.com/samples/49-samples/940-document-sharing-with-office-2010-and-sharepoint-2010.html?start=1

SharePoint 2010: Neuerungen – PowerPoint Broadcast Site

Gerade bin ich beim Anlegen einer Site Collection über ein interessantes, neues Seitentemplate gestolpert: die PowerPoint Broadcast Site. Voraussetzung dafür ist eine konfigurierte “PowerPoint Service Application”. Auf der Startseite ist der Nutzen dieser Serviceseite schon sehr gut erklärt:

Diese Website ermöglicht Ihnen das Übertragen einer Bildschirmpräsentation mithilfe von Microsoft PowerPoint 2010 oder höher. Gehen Sie zum Abhalten einer Präsentation mithilfe dieser Website in PowerPoint wie folgt vor: Klicken Sie auf der Registerkarte “Bildschirmpräsentation“ auf “Bildschirmpräsentation übertragen“, wählen Sie diese Website aus, und klicken Sie dann auf “Übertragung erstellen“.

Wenn diese Website nicht in der Liste der Dienste angezeigt wird, fügen Sie einen neuen Dienst hinzu, und geben Sie die Adresse der Website ein, http://mysp2010/sites/ppt.
Daraufhin empfangen Sie einen temporären Link, den Sie mit anderen teilen können. Wenn diese Zugriff auf diese Website besitzen, können sie den Link verwenden, um eine synchrone Ansicht Ihrer Bildschirmpräsentation anzuzeigen, während Sie sie abhalten.

To Do für Administratoren
Fügen Sie der Gruppe “Übertragungsreferenten“ Personen hinzu, um Berechtigungen zum Erstellen von Übertragungen auf dieser Site zu erteilen. Fügen Sie Personen zur Gruppe “Übertragungsteilnehmer“ hinzu, um Berechtigungen zum Anzeigen von Übertragungen auf dieser Site zu erteilen.

Wenn ein Unternehmen bspw. keinen Office Communication Server besitzt, dann ist dies in einer Extranet Konstellation eine tolle Möglichkeit, um dem Kunden eine Präsentation übers Web vorzuführen während man Telefonkonferenz verbunden ist.

Office 2010 Migration Guides Online (englisch)

Beim Umstieg von Office 2003 nach Office 2010 helfen Ihnen seit heute die Office 2010 Migration Guides und geben Antworten auf die wichtigsten Fragen bei der Migration:

• Access 2010 Migration Guide
• Excel 2010 Migration Guide
• PowerPoint 2010 Migration Guide
• OneNote 2010 Migration Guide
• Outlook 2010 Migration Guide
• Word 2010 Migration Guide

Hier nochmal der Hinweis zu einem früherer Beitrag bezüglich Umstiegshilfen.

SharePoint 2010: Neuerungen – Web Apps

Gerade habe ich die Web Apps für SharePoint 2010 installiert. Nach der Installation musste der SharePoint 2010 Products Configuration Wizard nochmals ausgeführt werden. Um die neuen Service Applications in die Farm zu einzubinden, habe ich den Farm Configuration Wizard nochmals ausgeführt. Anschließend muss man noch auf Site Collection Ebene das Feature “Office Web Apps” aktivieren und schon ist die Bearbeitung eines Office-Dokuments im Browser möglich:

Im Dropdown-Menu (Edit Control Block (ECB)) eines Dokuments erscheinen auch neue Einträge: Im Browser anzeigen/bearbeiten.

Somit werden Dokumente nun beim einfachen drauf klicken im Browser im Lesemodus geöffnet. Anschließend kann man dann in den Bearbeitungsmodus wechseln.

Um die Bearbeitung im Browser nur über das Dropdown-Menü zu ermöglichen, muss man folgendes Site Collection Feature aktivieren:

Danach öffnet sich das Dokument wieder standardmäßig in der verknüpften Client Anwendung.

Weitere Informationen zu den Web Apps gibt es hier:
Erste Schritte
Web Apps für Unternehmen
Verwenden von Office Web Apps in SharePoint 2010