SharePoint 2010: Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten (Co-Authoring)

Darauf haben wohl viele gewartet: Mit Office 2010 ist es möglich, ein Dokument durch mehrere Benutzer gleichzeitig zu bearbeiten! So kann ein ganzes Team gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, oder ein Benutzer kann von verschiedenen Computern aus gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten. Bevor ich näher darauf eingehe, hier ein kurzes Video, dass die Funktionalität sehr schön vorführt:

 

In diesem Artikel ist übersichtlich beschrieben, welche Office Anwendung was unterstützt. Bitte in diesem Zusammenhang auch diesen Beitrag von mir beachten.

Was sind also die Voraussetzungen:

  • erzwungenes Auschecken darf nicht aktiviert sein (SharePoint erzeugt also bei jedem Speichern eine neue Version)
  • Office 2010 Clients
  • Office 2010 Dokumentenformat (docx, pptx, etc.)
  • mindestens SharePoint 2010 Foundation

Öffnet also ein zweiter Benutzer dasselbe Dokument, so werden die gemeinsamen Bearbeiter in der Infoleiste angezeigt:

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Office bietet auf der Informationsseite des Dokuments jede Menge Informationen und Funktionen zu dem Dokument an, auch um mit dem anderen Bearbeitern in Kontakt zu treten:

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    Neben den jeweiligen Absätzen stehen die Namen der aktuellen Bearbeiter. So sieht jeder sofort, wer einen bestimmten Abschnitt gesperrt hat (so genanntes „Locking“). Das Locking und die Bereitstellung der Informationen zu allen Mitarbeitern, die an einem Dokument arbeiten, erfolgen durch den SharePoint Server.

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    Neue Inhalte werden farblich hervorgehoben. Zudem ist ersichtlich, wer die neuen Inhalte oder Änderungen eingefügt hat.

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Verlässt ein Mitarbeiter die Bearbeitung des Dokuments, so wird in der Infoleiste auch wieder darauf hingewiesen:

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    Die Funktionalität wird selbstverständlich auch via SharePoint Workspace unterstützt. Darüber werde ich in einem weiteren Artikel berichten.

Ergänzung 24.09.2010: Gerade hat ein Kollege das Szenario mit Office 2010 und MOSS 2007 getestet in einer Dokumentenbibliothek mit erzwungenem Auschecken. Dort ist folgendes Verhalten zu beobachten: Ist das Dokumente bereits ausgecheckt und der zweite Benutzer wählt im Dropdown Menü “In Microsoft Office Word bearbeiten” aus (einfaches Klicken öffnet das Dokument wie gewohnt schreibgeschützt), dann erhält er folgenden Dialog:

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Ein Bearbeiten ist aber – mit den “Einschränkungen”, die im Dialog beschrieben sind – möglich! Allerdings eben nicht ganz so elegant wie unter Office 2010. Danke an Sven für das Testen!

4 Gedanken zu “SharePoint 2010: Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten (Co-Authoring)

  1. Ist es möglich, dass wenn man das Auschecken erzwingt, Word (2010) das Auschecken automatisch übernimmt, so dass man nicht immer oben in der Leiste nochmals auf Auschecken klicken muss?

  2. @Jens Zimmermann: Ich gehe mal davon aus, dass es sich um SharePoint 2010 handelt (neueste Patches für SharePoint und Office sind installiert?). Grundsätzlich sollte dies eh schon so sein. Bitte folgende Optionen in der Dokumentenbibliothek überprüfen: Erweiterte Einstellungen – Dokumente werden im Browser geöffnet – In der Clientanwendung öffnen. Ausserdem – wenn die Verwaltung von Inhaltstypen zugelassen ist – bei den Inhaltstypen unter ‚Einstellungen für den Dokumentinformationsbereich‘ die Option „Das Dokumentinformationsfenster bei diesem Inhaltstyp immer beim Öffnen und ersten Speichern des Dokuments anzeigen“ ankreuzen. Was sagt BING/Google zu dem Phänomen?

  3. wir haben ein Problem beim gemeinsamen Bearbeiten von Word-Dokumenten. Installiert ist ein Sharepoint 2010 und 2 Clients mit Office 2010. Laut Beschreibung funktioniert damit das gleichzeitige Bearbeiten von docx-Dokumenten. Im Test-System läuft das auch wunderbar. Es können beide Clients das Dokument öffnen, einen Abschnitt entsprechend sperren und bearbeiten. Beim „refreshen“ werden die Änderungen des Anderen sichtbar und die eigenen veröffentlicht.

    Im Produktivsystem bekommen wir beim 2. Öffnen immer die Meldung, dass das Dokument schon in Bearbeitung ist und nur schreibgeschützt geöffnet werden kann. Die Option, dass das Dokument ausgecheckt werden muss ist deaktiviert auf beiden Systemen. Office Web Apps sind installiert und aktiviert.

    Gleichzeitiges Bearbeiten von Powerpoint-Dokumenten funktioniert ebenfalls nicht. Das Bearbeiten von Excel im Browser funktioniert hingegen tadellos.

    Ich wäre über jeden Hinweis dankbar!

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