SharePoint 2010 Workspace

Mit Microsoft SharePoint Workspace 2010 können Sie noch besser zusammenarbeiten (Stichwort: Offline Verfügbarkeit einer Teamseite). Sie haben damit zu jeder Zeit und von nahezu allen Standorten Zugriff auf Ihre SharePoint-Teamwebsites.
Synchronisieren Sie bspw. Dokumentbibliotheken mit SharePoint Workspace, damit Sie jederzeit und überall von Ihrem Computer aus auf Dateien zugreifen, sie anzeigen und bearbeiten können. Diverse Listentypen werden ebenfalls unterstützt.

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Ich möchte mich in diesem Artikel auf die Bereitstellung von verschiedenen Links und Ressourcen beschränken, da – zumindest nach meinem ersten Eindruck – sehr vieles selbsterklärend ist:

TechNet – SharePoint Workspace 2010 (Übersicht)
Features und Vorteile von SharePoint Workspace 2010
Synchronizing to SharePoint in SharePoint Workspace 2010
Saving a backup copy of your account

Ganz besonders möchte ich Hans Brender’s Blogbeiträge zu SharePoint Workspace 2010 empfehlen. Dort findet man tolle Artikel zur Technology, Anwendung sowie Tipps und Feature-Beschreibungen.

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SharePoint 2010: Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten (Co-Authoring)

Darauf haben wohl viele gewartet: Mit Office 2010 ist es möglich, ein Dokument durch mehrere Benutzer gleichzeitig zu bearbeiten! So kann ein ganzes Team gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, oder ein Benutzer kann von verschiedenen Computern aus gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten. Bevor ich näher darauf eingehe, hier ein kurzes Video, dass die Funktionalität sehr schön vorführt:

 

In diesem Artikel ist übersichtlich beschrieben, welche Office Anwendung was unterstützt. Bitte in diesem Zusammenhang auch diesen Beitrag von mir beachten.

Was sind also die Voraussetzungen:

  • erzwungenes Auschecken darf nicht aktiviert sein (SharePoint erzeugt also bei jedem Speichern eine neue Version)
  • Office 2010 Clients
  • Office 2010 Dokumentenformat (docx, pptx, etc.)
  • mindestens SharePoint 2010 Foundation

Öffnet also ein zweiter Benutzer dasselbe Dokument, so werden die gemeinsamen Bearbeiter in der Infoleiste angezeigt:

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Office bietet auf der Informationsseite des Dokuments jede Menge Informationen und Funktionen zu dem Dokument an, auch um mit dem anderen Bearbeitern in Kontakt zu treten:

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    Neben den jeweiligen Absätzen stehen die Namen der aktuellen Bearbeiter. So sieht jeder sofort, wer einen bestimmten Abschnitt gesperrt hat (so genanntes „Locking“). Das Locking und die Bereitstellung der Informationen zu allen Mitarbeitern, die an einem Dokument arbeiten, erfolgen durch den SharePoint Server.

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    Neue Inhalte werden farblich hervorgehoben. Zudem ist ersichtlich, wer die neuen Inhalte oder Änderungen eingefügt hat.

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Verlässt ein Mitarbeiter die Bearbeitung des Dokuments, so wird in der Infoleiste auch wieder darauf hingewiesen:

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    Die Funktionalität wird selbstverständlich auch via SharePoint Workspace unterstützt. Darüber werde ich in einem weiteren Artikel berichten.

Ergänzung 24.09.2010: Gerade hat ein Kollege das Szenario mit Office 2010 und MOSS 2007 getestet in einer Dokumentenbibliothek mit erzwungenem Auschecken. Dort ist folgendes Verhalten zu beobachten: Ist das Dokumente bereits ausgecheckt und der zweite Benutzer wählt im Dropdown Menü “In Microsoft Office Word bearbeiten” aus (einfaches Klicken öffnet das Dokument wie gewohnt schreibgeschützt), dann erhält er folgenden Dialog:

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Ein Bearbeiten ist aber – mit den “Einschränkungen”, die im Dialog beschrieben sind – möglich! Allerdings eben nicht ganz so elegant wie unter Office 2010. Danke an Sven für das Testen!

Office 2010 vs. Office Web Apps

Office Web Apps bieten nicht die gleiche Funktionalität an wie die Desktop Anwendungen! Die Web Apps bieten nur einen Ausschnitt an Funktionen aus den Client Anwendungen an. Einen Unterschied gibt es noch: die Excel Web App bietet sog. Co-Authoring an, das die Excel 2010 Desktop-Variante nicht anbietet! Auf diesem Chart sind die Unterschiede übersichtlich dargestellt:

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Bildquelle: http://www.directionsonmicrosoft.com/samples/49-samples/940-document-sharing-with-office-2010-and-sharepoint-2010.html?start=1

SharePoint 2010: Neuerungen – PowerPoint Broadcast Site

Gerade bin ich beim Anlegen einer Site Collection über ein interessantes, neues Seitentemplate gestolpert: die PowerPoint Broadcast Site. Voraussetzung dafür ist eine konfigurierte “PowerPoint Service Application”. Auf der Startseite ist der Nutzen dieser Serviceseite schon sehr gut erklärt:

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Diese Website ermöglicht Ihnen das Übertragen einer Bildschirmpräsentation mithilfe von Microsoft PowerPoint 2010 oder höher. Gehen Sie zum Abhalten einer Präsentation mithilfe dieser Website in PowerPoint wie folgt vor: Klicken Sie auf der Registerkarte “Bildschirmpräsentation“ auf “Bildschirmpräsentation übertragen“, wählen Sie diese Website aus, und klicken Sie dann auf “Übertragung erstellen“.

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Wenn diese Website nicht in der Liste der Dienste angezeigt wird, fügen Sie einen neuen Dienst hinzu, und geben Sie die Adresse der Website ein, http://mysp2010/sites/ppt.
Daraufhin empfangen Sie einen temporären Link, den Sie mit anderen teilen können. Wenn diese Zugriff auf diese Website besitzen, können sie den Link verwenden, um eine synchrone Ansicht Ihrer Bildschirmpräsentation anzuzeigen, während Sie sie abhalten.

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To Do für Administratoren
Fügen Sie der Gruppe “Übertragungsreferenten“ Personen hinzu, um Berechtigungen zum Erstellen von Übertragungen auf dieser Site zu erteilen. Fügen Sie Personen zur Gruppe “Übertragungsteilnehmer“ hinzu, um Berechtigungen zum Anzeigen von Übertragungen auf dieser Site zu erteilen.

Wenn ein Unternehmen bspw. keinen Office Communication Server besitzt, dann ist dies in einer Extranet Konstellation eine tolle Möglichkeit, um dem Kunden eine Präsentation übers Web vorzuführen während man Telefonkonferenz verbunden ist.

Office 2010 Migration Guides Online (englisch)

Beim Umstieg von Office 2003 nach Office 2010 helfen Ihnen seit heute die Office 2010 Migration Guides und geben Antworten auf die wichtigsten Fragen bei der Migration:

Hier nochmal der Hinweis zu einem früherer Beitrag bezüglich Umstiegshilfen.

SharePoint 2010: Neuerungen – Web Apps

Gerade habe ich die Web Apps für SharePoint 2010 installiert. Nach der Installation musste der SharePoint 2010 Products Configuration Wizard nochmals ausgeführt werden. Um die neuen Service Applications in die Farm zu einzubinden, habe ich den Farm Configuration Wizard nochmals ausgeführt. Anschließend muss man noch auf Site Collection Ebene das Feature “Office Web Apps” aktivieren und schon ist die Bearbeitung eines Office-Dokuments im Browser möglich:

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Im Dropdown-Menu (Edit Control Block (ECB)) eines Dokuments erscheinen auch neue Einträge: Im Browser anzeigen/bearbeiten.

    Somit werden Dokumente nun beim einfachen drauf klicken im Browser im Lesemodus geöffnet. Anschließend kann man dann in den Bearbeitungsmodus wechseln.
    Um die Bearbeitung im Browser nur über das Dropdown-Menü zu ermöglichen, muss man folgendes Site Collection Feature aktivieren:

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Danach öffnet sich das Dokument wieder standardmäßig in der verknüpften Client Anwendung.

Weitere Informationen zu den Web Apps gibt es hier:
Erste Schritte
Web Apps für Unternehmen
Verwenden von Office Web Apps in SharePoint 2010

SharePoint 2010: Neuerungen – Access Web Access (Einführung & Beispiel)

Mit Hilfe der Access Services kann man Datenbanken, die ursprünglich in Access 2010 entwickelt wurden, in SharePoint und somit als Webanwendung portieren! In den Site Templates werden folgende Web Datenbanken angeboten:

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Man kann die Web Datenbank auch in Access 2010 erzeugen und später in den SharePoint veröffentlichen (Publish to Access Services). Sobald alle Kompatibilitätsprüfungen bestanden sind, erstellen die Access Services alle benötigten Tabellen in Form von SharePoint Listen auf dem Server. Wenn die Aktion abgeschlossen ist, kann man die Daten ohne eigenen Access Client komplett über den SharePoint pflegen.

Ich habe den Weg direkt über SharePoint gewählt, beispielhaft an der “Contact Web Database”. Nachdem ich die Seite erzeugt hatte, gab es diverse Konfigurationsprobleme. Hier die Links, die mir weitergeholfen haben:

SharePoint 2010, this report failed to load because session state is not turned on
Windows PowerShell in SharePoint 2010 – Tutorial II
SharePoint 2010 Windows PowerShell Commands

Das ist die Management Shell, die benötigt wird, NICHT die Windows Powershell!

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Gibt man ein paar Datensätze ein, dann sieht das ganze wie folgt aus:

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Die Oberfläche lässt sich via Access 2010 leicht um weitere Felder ergänzen. Zusätzlich kann man die Datensätze auch in einer Datenblattansicht bearbeiten, diverse Reports generieren und in unterschiedliche Formate exportieren. Somit bringt SharePoint 2010 Out-of-the-Box schon eine tolle Funktionalität zur Verwaltung von Kontakten, Projekten, Problemen usw. mit!

Office2010-blog.de – Ein Blog, der schlauer macht!

Man glaubt gar nicht, wie viele gute und hilfreiche Quellen es inzwischen im Internet gibt zum Thema “Office 2010” gibt. Ein toller Blog mit wirklich nützlichen und hilfreichen Tipps habe ich hier gefunden:

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Man findet dort sehr viele Anwendertipps für den täglichen Office Gebrauch, aber auch für Administratoren sind dort zahlreiche Hilfen beschrieben. Toll ist auch, dass man sich über Reiterkarten dediziert Hilfen zu den einzelnen Office-Bestandteilen anschauen kann:

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