Verwalten von Datensätzen und eDiscovery

In den letzten Tagen beschäftige ich mich vermehrt mit den DMS-Funktionalitäten von SharePoint 2010 – insbesondere dem Records Management. Ich werde in den nächsten Tagen noch weitere Beiträge zu diesem Thema schreiben. Zuerst möchte ich aber einen interessanten Absatz aus der MSDN zum Thema "Grundlagen der Konformität" (Compliance) zitieren, welcher einen guten Einstieg in das Thema vermittelt:

Microsoft SharePoint Server 2010 enthält Features zum Verwalten von Datensätzen. Ein Datensatz ist ein beliebiges Dokument, das für ein Unternehmen oder eine Organisation eine wichtige Rolle spielt und mit einem Geschäftsprozess verwaltet wird. In SharePoint Server 2010 wurde die Datensatzverwaltungs- und eDiscovery-Funktionalität um die folgenden neuen Features und Funktionen erweitert:

  • Verbesserungen bei mehrstufigen Richtlinien (Stages)
  • Umfassende Zugriffsmöglichkeiten auf eDiscovery
  • Datenarchiv-Vorlage (Template)
  • In Place Records Management (Direkte Datensätze)
  • Standortbasierte Ablaufzeitpläne

Grundlagen der Konformität

Bei der Konformität in SharePoint Server 2010 geht es um die Durchsetzung von Regeln, mit denen Unternehmensrisiken reduziert werden. Risiken können in verschiedenen Bereichen auftreten: rechtliche Vorgaben, Veröffentlichung von Informationen, Kostenexplosion, staatliche Bestimmungen usw. In der Regel beschäftigt das Management Datensatzverwalter, Compliance Officer und Rechtsanwählte, um die Risiken zu erfassen und zu beaufsichtigen. Im Zusammenhang mit dem Identifizieren der von SharePoint Server 2010 unterstützten Benutzerrollen beschreibt der Begriff Datensatzverwalter eine Person, die Risiken verwaltet.

Bei der Inhaltsverwaltung beinhaltet die Konformität vier Hauptszenarien. Mit den standardmäßig in SharePoint Server 2010 verfügbaren Features werden die in der Tabelle beschriebenen Szenarien unterstützt.

Szenario

Beschreibung

Identifizieren und Verwalten von Datensätzen

In diesem Szenario identifiziert der Datensatzverwalter wichtige Geschäftsdokumente (Datensätze) und fügt ihnen Geschäftsprozesse hinzu. Beispielsweise kann ein Geschäftsdokument nach dem Identifizieren als Datensatz möglicherweise nicht von Benutzern bearbeitet oder gelöscht werden.

eDiscovery und Haltebereiche

Bei der eDiscovery (Electronic Discovery) sucht der Datensatzverwalter Inhalte im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten und sperrt sie. Angenommen, ein Unternehmen wird wegen der Verwendung des Begriffs "eDiscovery" verklagt. In diesem Fall muss der Datensatzverwalter alle Inhalte suchen und verarbeiten, in denen die Wörter "eDiscovery" oder "electronic discovery" vorkommen.

Überwachung

Bei der Überwachung verfolgt der Datensatzverwalter nach, wer bestimmte Aktionen für Inhalt ausgeführt hat (Bsp.: lesen, drucken). Überwachungsszenarien sind oft das Ergebnis juristischer Ermittlungen und erfolgen nach der Ausführung bestimmter Aktionen für Inhalte.

Aufbewahrung und Ablauf

Es gibt Aufbewahrungs- und Ablaufrichtlinien, um die Kosten für die eDiscovery zu senken, indem sichergestellt wird, dass die Organisation Inhalte für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und sie am Ablaufdatum löscht. Die Aufbewahrung beinhaltet wichtige Aufgaben wie z. B. Planungs- und Löschereignisse während des Lebenszyklus von Inhalten.

Zur Unterstützung dieser Szenarien wird von Features in SharePoint Server 2010 und Microsoft Office 2010 die Konformität unterstützt. Beispielsweise sind Dokumentinhaltstypen eine Art von Objekt, das mit Informationsrichtlinien verwaltet werden kann. Alle mithilfe von Office 2010-Clientanwendungen (einschließlich des neuen Dokumentenmappen-Features) erstellte Dokumenttypen unterstützen die Konformität und die Datensatzverwaltung.

Auszüge aus: http://msdn.microsoft.com/library/ee557329(office.14).aspx
englisch: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee557329(v=office.14).aspx

Links:
Resource Center for Records Management in SharePoint Server 2010

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