SharePoint 2010: Neuerungen in Dokumentenbibliotheken

Diese neuen Funktionalitäten erweitern das Enterprise Content Management (ECM) Spektrum des neuen SharePoint 2010. Was gibt es also neues:

Checkbox

Man kann nun mehrere Dateien mit einer Checkbox auswählen.

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Die Checkbox lässt sich über die Ansichtseinstellungen ein- und ausschalten:

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Damit kann man nun mehrere Dokumente ein- und auschecken, mit dem “I like it”-Button versehen sowie löschen. Beim Einchecken müssen jedoch alle erforderlichen Metadaten bereits vergeben sein, auch eine multiple Vergabe gleicher Metadaten für mehrere Dokumente ist nicht möglich.

Einchecken

Wichtiger Hinweis: Wenn es bei den hinterlegten Metadaten vorbelegte Werte gibt und man mehrere Dokumente per Mehrfach-Upload hoch lädt, dann vergibt SharePoint die vorbelegten Werte und checkt sie mit diesen ein! Die Dokumente stehen also nicht mehr wie in MOSS 2007 ganz oben in der Dokumentenbibliothek im ausgecheckten Zustand…

SharePoint Websites verwalten

Mit dieser Schaltfläche kann sich der Benutzer individuell “seine” Dokumentenbibliotheken zusammenstellen und somit auf einfach Weise aus einer Office Anwendung heraus, Dokumente direkt in die Dokumentenbibliothek speichern.

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Document IDs

Jeder der mit MOSS 2007 arbeitet kennt das Problem: Defekte Links zu Dokumenten, weil diese verschoben wurden. Oder die Weitergabe von Links an Kollegen mit einer URL die manchmal 2 Zeilen lang ist! Das hat nun ein Ende. Es gibt nun ein Site Collection Feature namens “Document-ID-Dienst”:

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Ein mal aktiviert, kann man es unter diesem Punkt in den Site Collection Einstellungen konfigurieren:

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Wichtig zu wissen ist auch, dass es zwei neue Timerjobs zu dem Feature in der Zentraladministration gibt:

042810_2144_DocumentIDF1[1]

Hinweis: Diese laufen standardmäßig nur ein mal täglich! Also zum Test manuell starten oder die Konfiguration wie gewünscht ändern. Danach erhält jedes Dokument eine eindeutige ID. So kann auf ein Dokument mit einer eindeutigen URL zugegriffen werden, egal wo es liegt oder ob sich die Lokalität in der das Dokument liegt geändert hat.

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Die eindeutige URL setzt sich wie folgt zusammen:
http://%5Bservername%5D/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=%5Buniquedocid%5D

Ich hätte mir allerdings im Dropdown – Menü eines Dokuments dann einen weiteren Eintrag “Document-ID Link versenden o.ä.” gewünscht, aber den Links muss man von Hand kopieren. Auch kann man nur Document IDs vergeben für Elemente, die vom Inhaltsytp “Dokument” beerbt werden, gilt also nicht für Listenelemente.

Weiter ist es möglich einen eigenen Provider für die IDs via Code zu erstellen, falls man ID-Zusammensetzung selbst festlegen möchte. Weitere Infos hier:

SharePoint Server 2010 – Creating a custom Document ID provider
Document IDs and the DocID Service

Inline Bearbeitung

Diese Option kann man in den Eigenschaften der aktuellen Ansicht aktivieren.

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Es ist damit möglich die Metadaten des Dokuments ähnlich wie in der Datenblattansicht zu bearbeiten – ohne auf die Eigenschaftsseite zu wechseln.

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Ein Inline Upload ist übrigens auch möglich.

Es ist nun übrigens auch de- oder aktivierbar, ob die Datenblatt-Ansicht überhaupt genutzt werden darf.

Drag & Drop Upload, Upload in Ordner

Es ist nun möglich beim Mehrfach-Upload, Dateien per Drag & Drop Dateien hochzuladen.
Auch gibt es bei Upload nun die Möglichkeit, den Ordner auszuwählen, in den das/die Dokument(e) hochgeladen werden sollen:

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Dokumentenmappen (Document Sets)

Dokumente können in als Dokumentenmappen oder Akten verwaltet werden (“virtuelle Klammer” um Dokumente). Für diese Dokumentenmappe werden verschiedene Features zur Verfügung gestellt:

  • Die Rechte können auf der Ebene der Mappe vergeben werden
  • Eine Dokumentenmappe kann die gleichen Metadaten für alle Dokumente verwalten
  • Die Dokumentenmappe hat eine Versionierung
  • Workflows können für die komplette Dokumentenmappe eingerichtet und gestartet werden.
  • Dokumentensets können als Zip-Datei heruntergeladen werden (Download Document Set as zip)

Aktiviert wird das ganze auch wieder über die Site Collection Features. Anschließend hat man in Dokumentenbibliotheken eine neuen Inhaltstyp zur Verfügung, den man hinzufügen kann:

Documentsets1

Danach kann  man über das Menü „Neu“ eine neue Dokumentenmappe erstellen:

Documentsets2image

Im Versionsverlauf der Dokumentenmappe sieht man dann die Änderungen für alle Dokumente, die sich darin befinden:

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Links:
Document Sets in SharePoint 2010 – Part 1

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